비니콩쌤의 일상

오늘은 기록물2편 과제카드 표지색인 및 색인목록 출력방법에 대해 알아볼게요 :)

1편에서 했던 비전자문서를 등록하면서 등록했던 과제카드명있죠?!

바로 그 과제카드명에 등록된 표지색인, 색인목록을 출력하여 서류철을 해야합니다.

지금부터 하는 방법에 대해 알아볼게요~

1. 먼저 에듀파인- 업무관리 - 과제관리 - 나의과제로 들어가시면 내가 가지고있는 모든 과제카드들이 나옵니다.

   여기서 비전자로 등록했던 과제카드명을 선택해주세요.

2. 과제명을 클릭하면 이런창이 하나 뜨실건데요, 표지색인을 눌러주세요.

3. 표지색인을 누르시면 생산년도가 2025으로 되어있으실거에요. 클릭 후 2024년으로 수정하여 조회버튼을 눌러주세요.

   그러면 표지가 나옵니다. 

   등록한 비전자 문서가 많을 수록 페이지 수가 많고, 비전자문서가 적을수록 페이지수가 적습니다.

4. 표지를 출력 후 색인목록(법정서식)으로 체크 후 조회하시면 등록했던 비전자문서 목록이 쭈-욱 나옵니다.

   마찬가지로 프린트 하여 서류에 첨부하시면 됩니다.

5. 표지+색인목록+해당기록물(비전자등록한거), 이렇게 한 세트입니다. 

 ex) 3-1표지 + 2024-1색인목록 + 2024-1색인목록에 나와있는 서류모두가 한세트로 서류철하여 묶으시면 됩니다.

6. 이런식으로 서류철을 하시고, 서류박스에 넣어서 학교에서 제출요청하신 엑셀/한글 또는 서류박스 라벨이 있는 경우

    각 학교 서식에 맞춰 작성하여 박스에 붙여주시면 됩니다.

7. 이관해야하는 모든 서류를 이런식으로 반복 작업하시면 됩니다. ^^

마지막 남은 2024학년도도 잘 마무리하시고, 새학기엔 우리 모두 조금 더 성장한 모습이길 바랍니다.😊

안녕하세요:)

어느덧 1월도 다지나고 설명절을 앞두고 있습니다. 

설명절이 지나면 2월이 성큼 다가오네요 -

이제 곧 3월 새학기도 시작되겠지요..^^ 

2025학년도가 시작되기전에 2024학년도 마무리하며 꼭 해야하는 기록물이관!!!

오늘은 기록물이관하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

먼저 기록물은 대부분 행정실에서 담당하시고, 어떤식으로 하셔라~ 하며 안내를 주시는데요 

사실 이게 일년에 한번하다보니 할때마다 헷갈리고 잘 모르셔서 담당자한테 무조건 어떻게하는지 1번은 묻게되는

그런 작업중이하죠... ㅋㅋ 그래서 오늘은 저도 기억할겸 기록물이관 1편으로 비전자문서 등록방법을 알려드릴게요 :)

1. 에듀파인 업무관리 - 문서등록대장 - 비전자문서등록 - 비전자소급(2024년도)등록 클릭

2. 등록구분을 생산으로 해주시고, 제목에는 기록물 제목을 적어주세요.

 ex) 12월 출결통계표, 1학년 출석부 등 

3. 과제카드명을 골라주세요. (해당 업무와 관련된 과제카드로, 기억이 안난다면 비슷한 공문처리한걸로 참고하세요.) 

   비전자문서등록 후 과제카드명으로 표지색인을 프린트해야하기때문에 어떤 과제카드로 등록하셨는지 기억해두셔야합니다.

4. 공개여부, 공개제한근거, 직원열람제한 등 서류에 맞게 설정해주세요.

5. 기안자는 담당자 이름, 결재자는 해당부서 부장님, 2024학년도 문서등록이기때문에 기안일자,

    최종결재일자는 자동으로 2024.12.31일로 지정됩니다.

6. 시행종류는 클릭해보시면 내부결재/ 대내시행/ 대외시행  이렇게 3가지로 나뉘는데, 기록물등록(비전자문서등록)은

    내부결재입니다. 내부결재로 체크해주시면 기관명, 발신명의, 수신자에 빨간색*가 사라지실거에요.

7. 등록구분은 보통 일반문서인데, 혹시 가끔 CD, 사진, 도면류이신분들은 일반문서 클릭 후 해당되는

    등록구분을 선택해주시면 됩니다.

8. 쪽수를 입력해주세요. 정확한 쪽수 입력이 어려울경우 대략적으로, 30 , 50 , 100정도로 씁니다.

9. 오른쪽 상단에 있는 저장을 눌러주면 바로 비전자문서가 등록됩니다.

문서등록대장에서 확인하실때는 반드시 2024학년도로 조회해주셔야 검색됩니다.

왜냐하면 저희는 2024학년도 기록물 이관을 하는 것이기때문에 소급등록을 했으니까요.^^

기록물 이관2편에서는 등록된 비전자(생산)문서를 철하기위한 표지색인 및 표지목록 프린트 방법을 알려드릴게요.😊